Bab 7 - Serial Control
Fungsi dari menu ini adalah, untuk mencatat jumlah penerimaan terbitan berseri yang dilanggan oleh perpustakaan. menu ini membantu perpustakaan untuk mencatat jumlah penerimaan lebih dari satu eksemplar langganan (dari lebih dari satu agen) untuk setiap judul terbitan berseri.
Menu ini dapat digunakan jika terdapat data bibliografi untuk judul terbitan berseri yang dilanggan. Informasi yang membedakan antara data bibliografi terbitan berseri dengan jenis dokumen lainnya adalah adanya frekuensi/kala terbit. Jika tidak ada data dalam tabel bibliografi yang memiliki data kala terbit maka fungsi ini tidak akan pernah berfungsi.
Tampilan awal menu ketika diaktifkan akan menunjukkan daftar terbitan berseri yang dimiliki perpustakaan meliputi judul dan kala terbitnya. Perbaikan data bibliografi terbitan berseri bisa dilakukan untuk mengklik judul. Jendela data bibliografi akan ditampilkan untuk memberi kesempatan perbaikan.
Untuk menampilkan daftar eksemplar yang dilanggan gunakan ikon direktori di sebelah kanan atas daftar. Penggunaan kardeks sebagai pencatat harus dimulai dengan melakukan inisasi terlebih dahulu. Inisiasi data kedatangan terbitan berseri yang dilanggan dimaksudkan untuk mengidentifikasi awal jumlah eksemplar yang diharapkan akan diterima, perkiraan waktu datang eksemplar/edisi. Klik ikon di pojok kanan atas daftar untuk memulai inisialisasi kardeks.
- Subscription Start: Isi dengan tanggal awal/eksemplar berlangganan yang akan diterima/tiba di perpustakaan;
- Total Exemplar Expected: Isi dengan jumlah total eksemplar yang diharapkan diterima perpustakaan dalam jangka waktu berlangganan. Untuk berlangganan setahun dengan kala terbit bulanan maka isi dengan 12;
- Period Name: Berikan penamaan jangka waktu berlangganan untuk memberikan pembedaan antara periode. Juga bisa diberikan nama untuk membedakan langganan kopi kesatu, kedua, dst.;
- Subscription Notes: Catatan penting tentang langganan yang berjalan;
- GMD: Jika diperlukan, ganti GMD dengan yang sesuai dari eksemplar yang dilanggan;
- Klik tombol "Save" untuk menyimpan data inisiasi.
Jika proses penyimpanan data kardeks berhasil, jendela berikut akan ditampilkan. Klik 'OK' untuk kembali menampilkan daftar berlangganan untuk judul bersangkutan.
Memulai mengisi kardeks
Ketika serial/majalah yang dilanggan tiba diperpustakaan, buka daftar kardeks dengan mengklik link “View/Edit Cardex Detail”.
Kardeks SLiMS menyediakan 4 kolom informasi:
- Tanggal Perkiraan Kedatangan. Tanggal ini otomasis diisi pada saat inisiasi kardeks. Jumlah baris yang ditampilkan sesuai dengan jumlah eksemplar yang diisi pada saat inisiasi. Jika dibutuhkan, tanggal ini dapat diperbaiki dengan mengklik ikon kalender;
- Tanggal Diterima Perpustakaan. Ketika majalah diterima di perpustakaan isi kolom “Date Received” dengan tanggal terima majalah;
- Nomor Urut Edisi yang Diterima. Penomoran edisi majalah bisa di lengkapi di kolom penomoran untuk memberikan informasi yang lebih lengkap tentang edisi yang diterima;
- Catatan Jika Diperlukan. Catatan bisa digunakan untuk mengidentifikasi siapa yang menerima edisi, kondisi dokumen ketika diterima dan sebagainya. Klik pranala "CLOSE" jika sudah memperbarui tanggal terima dan lanjutkan dengan edisi judul majalah baru lainnya.
Catatan: Jangan lupa untuk mengklik tombol "Save" ketika melakukan perubahan data kardeks. Jika tidak perubahan yang telah dilakukan akan diabaikan.