Bab 4 - Circulation

What in the world would we do without our libraries? -- Katherine Hepburn

Modul ini dipakai untuk proses sirkulasi. Sub-menu yang ada di dalamnya adalah:

4.1 Sub-menu Start Transaction

Untuk melakukan transaksi melalui Member ID (ID anggota). Setelah Member ID dimasukkan, maka akan muncul informasi anggota, yaitu:

  • Member Name (nama anggota);
  • Member Email (surel anggota);
  • Register Date (tanggal mendaftar);
  • Member ID (ID anggota);
  • Member Type (tipe keanggotaan);
  • Expiry Date (tanggal daluwarsa keanggotaan); dan
  • foto anggota.

Dibawahnya terdapat tabulasi:

  • Loans, untuk melakukan transaksi peminjaman;
  • Current Loans, daftar peminjaman terkini;
  • Reserve, untuk kebutuhan pemesanan eksemplar yang statusnya sedang dipinjam;
  • Fines (denda), menghimpun informasi tentang denda peminjaman (jika ada). Debet dan kredit denda dicatat pada tabulasi ini; dan
  • Loan History, sejarah peminjaman yang dilakukan oleh anggota.

Dalam tabulasi Current Loans terdapat fasilitas untuk mengembalikan (Return) dan memperpanjang (Extend) peminjaman.

Catatan:

Setelah selesai melakukan proses peminjaman (Loans) dan Pemesanan (Reserve) jangan lupa klik pada tombol Finish Transaction. Tanpa menekan tombol ini, maka semua proses transaksi tidak akan tercatat ke dalam sistem serta tidak bisa dilakukan transaksi peminjaman untuk pemustaka berikutnya.

Sejak Senayan3-stable13 tersedia fitur cetak nota transaksi. Untuk mengaktifkan fitur ini, langkah awal yang harus dilakukan adalah mengaktifkan ruas Print Circulation Receipt pada sub-menu System Configuration. Lihat dokumentasi bagian System. Opsi cetak bukti sirkulasi akan muncul setelah klik pada tombol Finish Transaction.

Mulai Senayan3-stable11, dimungkinkan untuk menentukan tanggal pinjam dan kembali secara manual. Artinya, tanggal pinjam dan kembali dapat ditentukan dengan tidak berdasar konfigurasi pada aturan yang sudah ditetapkan lewat Member Type maupun Loan Rules. Untuk aktivasi silakan lihat pada sub-menu System Configurations di menu System. Penentuan Loan dan Due date secara manual ini dapat dilakukan dengan klik tanggal yang ingin kita ubah.

4.2 Sub-menu Quick Return

Untuk melakukan pengembalian secara cepat, tanpa harus masuk ke dalam akun pemustaka, dengan menggunakan ID eksemplar (barcode eksemplar).

4.3 Sub-menu Loan Rules

Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan secara spesifik aturan peminjaman yang didasarkan pada Member Type, Collection Type, GMD. Aturan yang ditetapkan dalam fasilitas ini sama seperti kita membuat aturan pada sub-menu Member Type dengan mengisi ruas:

  • Loan Limit (Batas Jumlah Peminjaman);
  • Loan Period (Periode Peminjaman);
  • Reborrow Limit (Batas Perpanjangan);
  • Fines Each Day (Denda per Hari); dan
  • Overdue Grace Period (Toleransi Keterlambatan).

Contoh Pendefinisian Loan Rules:

  1. Perpustakaan Anda memiliki 3 (tiga) tipe koleksi: Buku, Audio Visual, Skripsi;
  2. Salah satu tipe keanggotaan di perpustakaan Anda adalah: Mahasiswa dengan jatah pinjam total 2 koleksi, yaitu: 1 untuk tipe koleksi Buku dan 1 lagi untuk tipe koleksi Audio Visual;
  3. Untuk itu tentu Anda harus membuat tipe keanggotaan "Mahasiswa" dengan total peminjaman dua koleksi;
  4. Kemudian pada Loan Rules, yang harus didefinisikan:
    • Tipe keanggotaan "Mahasiswa" jatah pinjam koleksi "Buku" adalah 1;
    • Tipe keanggotaan "Mahasiswa" jatah pinjam koleksi "Audio Visual" adalah 1;
    • Tipe keanggotaan "Mahasiswa" jatah pinjam koleksi "Skripsi" adalah 0.

Jika sudah selesai mendefinisikan Loan Rules, klik pada tombol "Save" untuk menyimpan aturan yang sudah didefinisikan tersebut.

Semuanya harus didefinisikan, jika tidak maka bisa jadi terlewati.

4.4 Sub-menu Loan History

Berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Data yang muncul terdiri dari:

  • Member ID;
  • Member Name;
  • Item Code;
  • Title;
  • Loan date;
  • Due date.

Dalam sub-menu ini disediakan fasilitas untuk mencetak daftar sejarah peminjaman. Selain itu dimungkinkan pula untuk melakukan pencarian data sejarah peminjaman. Pencarian data sejaran peminjaman ini dilakukan berdasarkan:

  • Member ID/Member Name;
  • Document Title;
  • Item Code;
  • Loan Date From; dan
  • Loan Date Until.

Fasilitas ini dapat ditampilkan dengan klik pada tombol Show More Filter Options.

4.5 Sub-menu Overdued List

Merupakan fasilitas untuk mengetahui anggota-anggota dengan status terlambat. Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah:

  • Member ID;
  • Member Name;
  • Title;
  • Lama keterlambatan;
  • Loan Date;
  • Due Date.

Dengan menu ini pula kita dapat melakukan pencetakan dan pencarian data keterlambatan. Pencarian data keterlambatan dilakukan berdasarkan kategori:

  • Member ID/Member Name;
  • Loan Date From;
  • Loan Date Until.

4.6 Sub-menu Reservation

Sub-menu ini digunakan untuk melihat daftar koleksi yang sedang dipesan oleh anggota. informasi yang ada dalam menu ini adalah:

  • Item Code;
  • Title;
  • Member; dan
  • Reserve Date.

results matching ""

    No results matching ""